Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Pınar Enstitüsü tarafından aşağıda belirtilen amaç ve kapsamda işlenmektedir.

Adres: Yunus Emre Mah. Kemalpaşa Cad. No:317 Pınar Süt Mamülleri San. A.Ş. Bornova / İZMİR

Telefon: 0 (232) 436 15 15

E-posta: info@pinarenstitusu.org.tr

2. İşlenen Kişisel Veriler

Enstitü tarafından düzenlenen Bilimsel Makale Ödülü başvuru süreci kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Bilgisi: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası
• İletişim Bilgileri: Açık adres, cep telefonu numarası, e-posta adresi
• Mesleki Bilgiler: Çalıştığı kurum ve ünvan bilgisi
• Eğitim Bilgileri: Mezun olunan/öğrenim görülen kurum ve bölüm bilgisi

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir:

• Bilimsel Makale Ödülü başvurunuzun alınması, kaydedilmesi ve değerlendirilmesi
• Başvuru sahibinin kimlik teyidinin yapılması ve mükerrer başvuruların önlenmesi
• Başvuruya ilişkin değerlendirme sürecinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması
• Değerlendirme Kurulu Üyelerine başvuru dosyasının iletilmesi ve değerlendirme yapılmasının sağlanması
• Ödül sürecine ilişkin her türlü iletişimin sağlanması ve başvuru sahibinin bilgilendirilmesi
• Enstitü kayıt ve arşivlerinin tutulması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda ispat aracı olarak kullanılması

4. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz; başvurunuzun değerlendirilmesi amacıyla ve bu amaçla sınırlı olarak, yalnızca Değerlendirme Kurulu Üyeleri ile paylaşılmaktadır. Her bir başvuru, iki farklı Değerlendirme Kurulu Üyesi tarafından bağımsız olarak değerlendirilmekte olup; başvurunuza ilişkin kişisel veriler Enstitü haricinde yalnızca ilgili iki Değerlendirme Kurulu Üyesi tarafından görülebilmektedir.

Değerlendirme Kurulu Üyeleri, başvuru dosyalarını münhasıran başvuru ve değerlendirme süreci sonuna kadar muhafaza etmekte; sürecin kesin olarak sonuçlanmasını müteakip ilgili dosyaları ve içerdikleri kişisel verileri imha etmekle yükümlüdür. Kişisel verileriniz yukarıda belirtilen amaç ve kapsam dışında hiçbir üçüncü kişi, kurum veya kuruluşla paylaşılmamakta; yurt dışına aktarılmamaktadır.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Bilimsel Makale Ödülü başvuru sistemi üzerinden tamamen elektronik ortamda toplanmaktadır. Kişisel verileriniz;

• KVKK madde 5/2(c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• KVKK madde 5/2(ç) uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi,
• KVKK madde 5/2(e) uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• KVKK madde 5/1 uyarınca ilgili kişinin açık rızasının bulunması

hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.

6. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca Enstitü'ye başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme taleplerinizin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, Bilimsel Makale Ödülü başvuru ve değerlendirme sürecinin tamamlanmasını takiben; yasal mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri, Enstitü arşiv politikası ve olası yargısal/idari denetim süreçleri dikkate alınarak belirlenen süre boyunca saklanacaktır. Bu sürenin sona ermesinin ardından kişisel verileriniz KVKK'nın 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

8. Başvuru Yöntemi ve İletişim

KVKK'nın 11. maddesinde belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte aşağıda belirtilen yöntemlerden biri ile Enstitü'ye iletebilirsiniz:

• Enstitü adresine şahsen başvuru veya noter kanalıyla / iadeli taahhütlü posta ile yazılı başvuru
• Enstitü sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz üzerinden başvuru
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresiniz üzerinden başvuru
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış elektronik posta

Başvurunuz, talebinizin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Başvurunun Enstitü açısından ek bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifede yer alan ücret alınabilecektir.

Pınar Enstitüsü
(Veri Sorumlusu)